Was sollte eine gute Abwesenheitsnotiz beinhalten? Wie kann sie im richtigen Tonfall formuliert werden? Gibt es Fettnäpfchen, in die man auf keinen Fall treten sollte? Im Folgenden erhalten Sie alle notwendigen Informationen zu der Abwesenheitsnotiz inklusive eines Musterbeispiels.
Wozu dient die Abwesenheitsnotiz?
Der Urlaub ist in der Arbeitswelt ein schützenswertes Gebilde: Sehnsüchtig werden die Tage gezählt, bis der vorerst letzte Arbeitstag vor der nächsten Reise oder der Erholung zuhause endlich kommt. Da heute so gut wie kein Arbeitnehmer mehr nicht mit E-Mails in Kontakt kommt, muss noch schnell eine Notiz generiert werden, die Kunden und/ oder Kollegen darauf hinweist, dass bis zum Datum X keine Antwort eingehen kann. Das vermeidet Missverständnisse und gibt den Antragstellern die Möglichkeit, sich an andere Kollegen zu wenden oder die Angelegenheit bis zu Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub ad acta zu legen.
Was muss unbedingt in der Abwesenheitsnotiz enthalten sein?
Folgende Informationen sollten in einer Email-Abwesenheitsnotiz enthalten sein:
Der Betreff
Er ermöglicht das sofortige Erkennen der Essenz einer E-Mail. Hier genügt die schlichte Formulierung "Abwesenheitsnotiz " oder "Out of Office" genügt vollkommen.
Wertschätzung äußern
In der ersten Zeile sollten Sie sich für die gesendete E-Mail aus Höflichkeit bedanken und den Absender ansprechen. Die Ansprache "Sehr geehrte Damen und Herren, ..." genügt.
Zeitraum der Vakanz
In einigen Branchen ist eine termingerechte Abfertigung oder eine bestimmte Information zu einem bestimmten Tag essentiell. Geben Sie deshalb genau an, von wann bis wann Sie nicht im Büro erreichbar sind. Falls im Anschluss an den Urlaub Home-Office geplant ist, geben Sie zusätzlich den Zeitpunkt an, ab dem Sie wieder Mails empfangen und bearbeiten werden.
Eventuelle Vertretung
Falls in Ihrem Unternehmen Vertretungen vorhanden sind, geben Sie deren Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. So kann die Vertretung bei dringenden Angelegenheiten als Ansprechpartner dienen. Informieren Sie die Vertretung rechtzeitig über bereits absehbare E-Mails, zum Beispiel wenn der Abschluss eines Projekts o. Ä. in Ihren Urlaub fällt und eine Rückmeldung erfordert.
Angemessene Verabschiedung
Am Schluss sollte ein verabschiedender Satz stehen ("Ich bedanke mich nochmals für Ihre E-Mail, ..."), dann die Grußformel und zum Schluss Ihr Vor- und Nachname inklusive Funktion im Unternehmen und der Bezeichnung Ihres offiziellen Postens.
Was gilt es zusätzlich bei der Abwesenheitsnotiz zu beachten?
Sie sollte generell in einem sachlichen, höflichen und seriösen Tonfall erfolgen. Wortspiele und umgangssprachliche Elemente sollten vermieden werden, das schadet leicht dem Image des Unternehmens.
Falls Sie viele internationale Kunden oder Partner haben, sollten Sie die Abwesenheitsnotiz mindestens auf Englisch verfassen. Wenn ein aktueller Großkunde eine andere Fremdsprache spricht und Sie in dieser mit ihm verhandeln, können Sie eine weitere Ausfertigung in z. B. Französisch anfertigen und einen kleinen Pluspunkt sammeln.
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