Das Erstellen der To-Do Liste
Eigentlich sollte das Erstellen der To-Do Liste kein komplexes Thema sein. So können einfache Listen nur eine Auflistung der Aufgaben sein. Ein Beispiel ist dafür der Einkaufszettel für den Supermarkt. Auf diesen werden die Lebensmittel geschrieben, die eingekauft werden müssen. Die Liste kann nacheinander abgearbeitet werden, sodass das Risiko, dass ein Lebensmittel vergessen wird reduziert wird.
Wenn allerdings umfangreiche Aufgaben anstehen, zum Beispiel in einem Unternehmen, dann kann die To-Do Liste noch um andere Kriterien erweitert werden. Zum Beispiel kann noch die Priorität beschrieben werden und ein Termin, an dem die Aufgabe fertiggestellt sein sollte.
So kann ein Überblick über alle anfallenden Aufgaben erstellt werden. Nach Betrachtung der Prioritäten und anderen Kriterien kann eine sorgfältige Abarbeitung der Liste erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass die wichtigen Aufgaben als Erstes bearbeitet werden und unwichtigere Aufgaben diesen nicht im Weg stehen. Dadurch kann das Unternehmen effizienter arbeiten und die Aufgaben so erledigen, dass die Termine nicht gefährdet sind.
Weshalb die To-Do Liste sinnvoll ist
Eine To-Do Liste zu erstellen ist zunächst mit einem Zeitaufwand verbunden. Doch dieser Aufwand lohnt sich und hilft dabei, sowohl ein Unternehmen, als auch sich selber besser zu organisieren.
Ein großer Vorteil, der schon am Beispiel des Einkaufszettels sichtbar wurde ist, dass keine Aufgaben vergessen werden. Gerade wenn viele kleine Dinge anfallen, dann ist die Gefahr groß, dass unwichtig erscheinende Aufgaben vergessen werden. Da diese als unwichtig eingestuft wurden haben diese noch keine direkten Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg, können aber langfristig dennoch andere Aufgaben blockieren. Mit der To-Do Liste kann direkt gesehen werden, welche Aufgaben noch offen sind und welche bereits abgearbeitet wurden.
Die To-Do Liste gibt zudem eine klare Struktur vor. Sowohl im Alltag, als auch im Beruf ist Struktur wichtig, um gute Arbeit abzuleisten und nicht größerem Stress ausgesetzt zu sein. Die Aufgaben auf der Liste können nach Priorität geordnet und in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden.
Einen Punkt auf der Liste abzuarbeiten führt zu einem positiven Feedback. Eine erfolgreich abgeleistete Aufgabe wird direkt signalisiert und verspricht ein Erfolgsgefühl. Dies motiviert, die anderen Aufgaben ebenfalls erfolgreich abzuhaken. Somit werden insgesamt mehr Aufgaben bearbeitet und die Produktivität steigt, ohne dass der Stress zunimmt. Schließlich erfolgt das Abarbeiten auf Grund der eigenen Motivation und nicht, weil ein Zwang entsteht.
Worauf geachtet werden sollte
Bei der Erstellung der To-Do Liste sollte darauf geachtet werden, dass sie nicht zu umfangreich ist. Es sollten realistische Ziele gesetzt werden und auch eingeplant werden, dass ein Misserfolg eintreten kann. Daher sollte der Tag nicht komplett von der To-Do Liste eingenommen werden. Freiräume sind ebenfalls wichtig, um langfristig nicht zu viel Stress ausgesetzt zu sein.
Des Weiteren sollte kein zu großer Druck entstehen, wenn Aufgaben mal nicht abgeleistet werden konnten. Schließlich können immer anderweitige Gründe dafür verantwortlich sein, dass eine Aufgabe nicht termingerecht abgeleistet werden konnte.
Alles in Allem ist die To-Do Liste ein hervorragendes Instrument, um den Alltag besser zu strukturieren und produktiver zu werden. Das Erledigen der Aufgaben löst ein positives Gefühl aus und führt zu mehr Motivation.
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