"Keine Buchung ohne Empfangsbestätigung für Sie" - diese Rechnungslegungsvorschrift sollte allen Geschäftsleuten und kaufmännischen Mitarbeitern bekannt sein. Es kommt jedoch manchmal in jedem Unternehmen vor, dass Quittungen für einzelne Geschäftsvorgänge verloren gehen oder nicht ausgestellt werden. Dies sind meist Aufwendungen, die als Betriebsausgaben die Unternehmensgewinne und damit die Steuerbelastung reduzieren.
Einen Eigenbeleg zu erstellen ist nicht schwer. Hier finden Sie kostenlose Vorlagen online zum Herunterladen!
Vorlagen für Eigenbelege
Damit das Finanzamt diese betrieblichen Aufwendungen bei Steuerprüfungen erkennen kann, muss ein Dokument vorliegen, das den jeweiligen Geschäftsvorfall glaubwürdig und gut informiert. Zumal in diesen Fällen können selbst ausgestellte Gutscheine, die nicht vorhandenen Quittungen und Rechnungen ersetzen. Das Erstellen dieser Ersatz-Gutscheine ist nicht schwierig, aber kostenlose Vorlagen und Beispiele erleichtern die Arbeit. Online-Tools unterstützen auch die unkomplizierte und kostenlose Ausgabe dieser Notfalldokumente.
Wo bekomme ich meinen Ersatz?
Wenn für ein Problem kein Dokument vorliegt und eine nachträgliche Beschaffung der Fremddokumente oder eine Kopiervorlage der Rechnung nicht erstellbar oder zu zeitaufwendig ist, kann der Filialleiter ein Selbstdokument erstellen. Hierin schreibt er die wichtigsten Informationen zum Geschäftsvorfall auf. Das Self-Dokument wird in der Buchhaltung als Grundlage für die Buchung des Geschäftsvorgangs verwendet. Kostenlose Beispiele und Vorlagen unterstützen die Ausgabe dieser Ersatzdokumente.
Natürlich müssen die Ausgaben betriebsbereit sein, um als Betriebskosten zu gelten. Der Unternehmer kann die als Vorsteuer gezahlte Umsatzsteuer nicht vorwegnehmen, wenn er den Vorfall nur mit seinem eigenen Beleg dokumentiert. Der gesamte Bruttobetrag gilt dann jedoch auch als Betriebsaufwand. Neben den Fällen, in denen ein Selbstdokument das Originaldokument als Ersatz dienen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Vorfälle, in denen es keine Alternative zur Erstellung eigener Dokumente gibt, beispielsweise für private Abhebungen und Geld- oder Objekteinzahlungen oder im Falle einer außerplanmäßigen Abschreibung. Kostenfreie Vorlagen helfen Ihnen, Ihre eigenen Dokumente zu erstellen. Zu diesem Zweck bieten wir auch ein Online-Tool an, das auch kostenfrei jederzeit zur Benutzung steht.
Deswegen bieten wir perfekte Vorlagen und Muster
Für Einkäufe bis 150 Euro, für die streng genommen nur eine Quittung anstelle einer ordnungsgemäßen Rechnung verlangt wird, sollte die Anerkennung eigener Dokumente denn durch das Finanzamt entstehen weniger Probleme. Für sehr kleine Beträge, wie Parkuhren, Münzschließfächer, öffentliche Kopiergebühren und ähnliche Betriebskosten, ist es sogar normal oder selbstverständlich, einen persönlichen Beleg zu ausarbeiten, weswegen in vielen dieser Probleme keine Quittungen vorliegen.
Dennoch ist es immer besser, wenn möglich, eine Quittung auch für sehr kleine Beträge auszustellen oder durch den Automaten drucken zu lassen, da dies die Buchführung insgesamt plausibler und nachvollziehbarer macht. In diesem Fall erkennen die Prüfer eher andere eigene Dokumente an, die es ihnen nicht ermöglichten, eine Quittung oder ein Ersatzdokument zu erhalten. Aus diesem Grund werden Sammellisten für kleine Mengen als eigene Beweise nicht empfohlen. Diese verursachen weniger Aufwand bei der Erstellung, machen aber die Abrechnung insgesamt unübersichtlich. Mit unserer kostenfreien Vorlage als Muster für Word oder unserem kostenfreien Tool können Sie auch schnell und effizient einen persönlichen Beleg für kleinste Beträge erstellen.
Und was wird verlangt?
Die Ausgabe eines Self-Dokuments sollte immer zeitnah zum Geschäftsvorgang erfolgen. Da es sich um einen Buchungsbeleg handelt, ist die juristische Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Zudem gibt keine vorgeschriebene Form. Sie können auch einen persönlichen Beweis von Hand erstellen. Wenn Sie Ersatzdokumente konsistent, vollständig und klar erstellen, hilft Ihnen unser Tool, das kostenfrei zur Verfügung steht. Denn bestimmte Informationen sind auf eigenen Dokumenten unverzichtbar, so dass es bei der Problemerkennung keine Probleme gibt.
Die Pflichtangaben
Folgende Angaben sind auch einem Eigenbeleg verpflichtend:
- Der Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers, für die Gewissheit.
- Wie viele Waren hast du eingekauft und was genau?
- Ist dies nur ein geschäftlicher Anlass?
- Der vorgesehene Termin für die Zahlung.
- Wie viel du wirklich gezahlt hast.
- Warum dein Originalbeleg fehlt.
- Wann du den Eigenbeleg erstell hast.
- Und zu guter Letzt dein Eigenbeleg.
Damit du keine dieser wichtigen Punkte vergisst haben wir für dich den optimalen Eigenbeleg als Vorlage erstellt.
- Gründe für das Verlieren des Originalbelegs:
- Die Quittung oder Rechnung
- Haben sie verloren,
- Wurde versehentlich zerstört, von wem auch immer.
- Ist stark beschädigt, ob Wasserschaden oder Riss.
- Wurde gestohlen von einer Unbekannten Person.
Die Quittung wurde für sie nicht ausgestellt. Folgende Gründe:
- der Mitarbeiter hat die Quittung nicht angefordert (z. B. auf einer Geschäftsreise).
- der Zahlungsempfänger schreibt normalerweise keine Rechnungen oder möchte keine Quittung ausstellen (typischerweise beim Kauf gebrauchter Artikel von Privatpersonen).
- Manchmal sind Rechnungen oder Quittungen im Ausland schwer zu bekommen.
- Für sehr kleine Beträge wird in vielen Fällen kein Gutschein ausgestellt (Trinkgeld, Parkuhren, Gepäckaufbewahrung, öffentlicher Kopierer).
- Unabhängig vom Grund, warum kein Originaldokument existiert, unterstützen kostenfreie Templates eine schnelle und korrekte Ausgabe eigener Dokumente. Das Online-Tool hilft bei dieser Aufgabe, die auch kostenfrei immer zur Verfügung steht.
Vorteile
Unser Modell für ein Selbstdokument kann kostenlos als Vorlage oder Vorschlag verwendet werden. Zu diesem Zweck bieten wir auch die kostenfreie Nutzung eines Tools an. Beide Chancen können bei der unkomplizierten und schnellen Erarbeitung von Self-Dokumenten helfen. Was noch produktiver ist, ist der Einsatz einer kommerziellen Software für das Rechnungswesen, die auch die Erstellung von proprietären Dokumenten unterstützt.
Die Verknüpfung der Dokumentenerstellung mit der Buchung von Geschäftsvorfällen reduziert das Fehlschlagen und erhöht die Gültigkeit der Buchhaltung. Die für die Software verfügbare Vorlage enthält Bereiche für alle obligatorischen Informationen. Zudem sind die Informationen des Zahlungsempfängers sind entweder bereits vorhanden oder können nach Eingabe und Erstellung des Bescheinigung auch für die Buchhaltung verwendet werden. Es ist immer ersichtlich, für welche Geschäftsvorgänge Ersatzdokumente verwendet wurden. Insgesamt ist die Buchhaltung leichter zu verstehen.
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