Vorlagen für gut formulierte Zahlungserinnerung
Für nicht-bezahlte Rechnungen kann es viele Gründe geben. Ein technischer Fehler, eine falsch abgetippte Bankverbindung oder ein Zahlungsengpass bei Ihrem Kunden. Selbst wenn Sie jetzt mit Ihrem Kunden in Kontakt treten wollen und versuchen ihn anzurufen, können Sie das später nicht mehr beweisen. Oft ist dem Kunden diese Situation auch unangenehm und er reagiert nicht mehr auf Ihre Kontaktaufnahme. In diesem Fall sollten Sie auf eine schriftliche Zahlungserinnerung zurückgreifen.
Ihr Ziel ist es, ohne rechtliche Schritte möglichst schnell an Ihr Geld zu kommen. Dabei ist auch die Formulierung der Zahlungserinnerung ausschlaggebend. Das Schreiben sollte möglichst knapp ausfallen, aber alle wesentlichen Informationen enthalten. Sehr wichtig für etwaige Nachweise ist das Datum auf der Zahlungserinnerung. Die Adresse und den Namen des Kunden müssen Sie ebenfalls korrekt aus Ihren Unterlagen übernehmen. Legen Sie danach dar, um was es geht. Welche Rechnungen wurden nicht bezahlt? Welcher Betrag ist fällig? Wie lange sind die Rechnungen schon fällig? Antworten auf diese Frage sollte Ihr Kunde in der Zahlungserinnerung finden. Dadurch kann er sie auch schnell aus der Welt schaffen.
Sachlich formulieren
Der Ton der Zahlungserinnerung sollte immer sachlich bleiben. Schließlich wollen Sie, dass Ihr Kunde auch noch weiterhin bei Ihnen bestellt, sobald dieser Vorgang erfolgreich beendet ist. Wenn Sie bereits mehrere Zahlungserinnerungen zuvor versendet haben, steht es Ihnen dennoch frei den Ton etwas zu verschärfen. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihren Teil der Arbeit getan haben und das gleiche auch von Ihrem Gegenüber erwarten. Es ist Ihr gutes Recht eine letzte Zahlungsfrist zu setzen und rechtliche Schritte anzudrohen, sofern keine Zahlung erfolgen sollte.
Für Einzelunternehmer
Insbesondere als Einzelunternehmer ist der Aufwand für das Mahnwesen immens. Besonders wenn Sie viele Kunden betreuen, die jeweils nur geringe Mengen Ihrer Produkte abnehmen. Auf viele Online-Shops dürfte genau diese Situation zutreffen. Wenn Sie erst am Anfang stehen, lassen Ihre Kapazitäten ein umfangreiches Mahnwesen in der Regel nicht zu. So verlieren Sie bares Geld durch Kunden, die nicht zahlen.
Genau in dieser Situation bieten sich gut formulierte, vollständige Vorlagen an. Sie sparen sich die Zeit für die Erstellung der Dokumente und können trotzdem Ihr Recht durchsetzen. Für verschiedene Situationen bieten sich unterschiedliche Varianten von Zahlungserinnerungen an, um Ihr Ziel zu erreichen. Sobald Sie Ihr Geld erhalten haben, können Sie sich direkt wieder auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren.
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