Fahrtenbücher werden schriftlich geführt und enthalten Informationen über Länge und Grund einer Fahrt mit einem bestimmten Fahrzeug. Was beim Führen eines Fahrtenbuches zu beachten ist und ab wann es Pflicht ist eins zu führen, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist ein Fahrtenbuch?
In einem Fahrtenbuch werden Informationen über die Bewegung eines Fahrzeugs schriftlich dokumentiert. Dabei stehen immer der Abfahrtsort, das Datum, der Name des Fahrers, der Tachostand vor und nach der Fahrt und der Anlass einer Fahrt.
Grundsätzlich ist das Führen eines Fahrtenbuchs freiwillig und somit kann man auch selbst entscheiden, wie man es führt und wie lange man es aufbewahrt.
Gründe für das Führen eines Fahrtenbuchs
Oft ist es so, dass Arbeitnehmer im Dienstvertrag dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen. Dies muss man dann auch tun. Besonders bei Dienstfahrzeugen ist es üblich für jedes Fahrzeug eines Fuhrparks ein Fahrtenbuch zu führen, um die Verwaltung der Fahrzeuge zu erleichtern und mögliche Ansprüche nachzuweisen. Mittlerweile gibt es viele Firmen, die ein GPS-Fahrtenbuch nutzen.
Mit einer gerichtlichen Anordnung kann man jedoch auch zum Dokumentieren der privaten Fahrten verpflichtet werden. Dabei ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren zu beachten.
Das Fahrtenbuch ist außerdem für die Reisekostenabrechnung wichtig.
Für Arbeitnehmer
Wenn der Arbeitgeber kein Fahrtenbuch vorschreibt, ist der Arbeitnehmer auch nicht dazu verpflichtet. Arbeitnehmer, die ein Fahrzeug für dienstliche und private Zwecke nutzen, werden beim Finanzamt mit "vollem Sachbezug" gewertet. Um einen reduzierten Sachbezug geltend zu machen und somit den zu versteuernden Privatanteil zu verringern, muss jedoch ein Fahrtenbuch geführt werden. Ein Fahrtenbuch zu diesem Zweck muss den Vorgaben des Finanzamtes entsprechen. Die Fahrt von der privaten Wohnung zur Arbeitsstätte gilt als Privatfahrt.
Für Unternehmer und Selbstständige
Unternehmer müssen alle dienstlichen Fahrten beweisen. Dazu ist ein Fahrtenbuch besonders geeignet. Anders als beim Dienstnehmer gilt die Fahrt vom Wohnort zur Arbeit als dienstliche Fahrt. Die entstehenden Betriebskosten sind Versicherung, Kraftstoff, Reparaturen, Maut, Abschreibungen, Leasingraten und Parkkosten. Diese werden je nach der hauptsächlichen Nutzung des Fahrzeugs dem Privat- oder Betriebsvermögen zugeordnet.
Fahrzeug im Betriebsvermögen
Ein Fahrzeug zählt dann zum Betriebsvermögen, wenn es in mehr als 50% der Fälle für berufliche Zwecke genutzt wird. Wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, müssen private Nutzungskosten von betrieblichen getrennt werden. Dafür muss die betriebliche Nutzung glaubhaft belegt werden. Dafür sollte man ein Fahrtenbuch verwenden.
Die Betriebskosten werden nach prozentualem Anteil der Nutzung in betrieblichen und privaten Aufwand aufgeteilt. Der private Anteil wird dann in der Einkommenssteuererklärung nicht berücksichtigt.
Fahrzeug nicht im Betriebsvermögen
Ein Fahrzeug befindet sich nicht im Betriebsvermögen, wenn der betrieblich genutzte Anteil unter 50% liegt. Es befindet sich dann im Privatvermögen. Sollte dies der Fall sein, kann der Besitzer zwischen dem Kilometergeld oder den tatsächlichen Kosten für dienstliche Verwendung wählen.
Wenn man sich für das Kilometergeld entscheidet, bekommt man 0,42 Euro pro gefahrenen Kilometer gutgeschrieben. Jedoch können mit dem Kilometergeld maximal 30.000 Kilometer im Jahr verrechnet werden. Dies wären dann maximal 12.600€ pro Jahr.
Falls man sich für die Anrechnung der tatsächlichen Betriebskosten entscheidet, wird der prozentuale Anteil der betrieblichen Nutzung auf die gesamten Betriebskosten berechnet.
Für welche Methode man sich entscheidet, hängt davon ab, bei welcher Methode man mehr steuerlich geltend machen kann.
Rechenbeispiel: Ein Angestellter fährt insgesamt 20.000 Kilometer pro Jahr und davon 5.000 Kilometer betrieblich (also 25%). Die Betriebskosten belaufen sich auf 25.000 Euro.
- Kilometergeld: 5.000 Kilometer * 0,42 Euro = 2.100 Euro
- Anteil an Betriebskosten: 25.000 Euro * 0,25 = 6.250 Euro
In diesem Fall würde sich die Person dafür entscheiden sich den Anteil an den Betriebskosten zurechnen zu lassen, da sie so mehr steuerlich absetzen kann.
Darauf muss man achten!
Das Fahrtenbuch wird meistens zu Kontrollzwecken verwendet. Deshalb sollte es regelmäßig und sorgfältig geführt werden, damit es glaubwürdig ist. Nachvollziehbarkeit, eine zeitnahe Eintragung und Ehrlichkeit sind beim Führen eines Fahrtenbuchs besonders wichtig.
Man sollte immer darauf achten, dass die Eintragungen änderungssicher sind. Falls doch Korrekturen oder Änderungen vorgenommen werden, sollte eine übersichtliche und nachvollziehbare Erklärung dabeistehen.
Besonders, wenn im Unternehmen beschäftige Angehörige das Auto öfter zu privaten Zwecken nutzen, sollte man vorsichtig sein. Es ergibt sich daraus nämlich ein Sachbezug für den Angehörigen und die private Nutzung der Angehörigen ist nicht zwangsläufig im privaten Anteil berücksichtigt.
Fazit
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist privat fast immer freiwillig. Sollte man einen Dienstwagen besitzen, so wird man meistens nicht um ein Fahrtenbuch kommen, da dies oft im Dienstvertrag verpflichtend geregelt ist. Ob ein Fahrzeug zum Privat- oder Betriebsvermögen gehört, hängt von der prozentualen Verwendung für betriebliche Zwecke ab. Liegt man bei einer Verwendung von unter 50% für dienstliche Zwecke, so gilt es zu ermitteln, ob die Anrechnung eines Teils der Betriebskosten oder die Verrechnung mit Kilometergeld lohnenswert ist.
Sollte man sich zum freiwilligen Führen eines Fahrtenbuches entscheiden, kann man selbst wählen, wie man es führen möchte. Sollte man jedoch gegenüber Dritten dazu verpflichtet sein eines zu führen, muss auf Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Ehrlichkeit geachtet werden.
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