Tätigt man eine Dienstreise, so fallen üblicherweise auch Reisekosten an. Das können zum Beispiel Fahrtkosten, Diäten oder Nächtigungen sein. Diese Kosten können steuerlich geltend gemacht werden. Dazu erstellt man eine Reisekostenabrechnung. Hier können Sie nachlesen was beim Erstellen einer Reisekostenabrechnung zu beachten ist.
Wann kann ich meine Reisekosten absetzen?
Damit die Reisekosten abgesetzt werden können, muss es sich um eine Dienstreise handeln. Eine Dienstreise liegt in Österreich dann vor, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsstätte, zum Beispiel das Büro, im Auftrag des Arbeitgebers zur Dienstverrichtung verlässt. Dabei ist es egal, ob man anschließend sofort zum Wohnort zurückkann oder ob der Dienstort so weit weg liegt, dass eine Rückreise am selbigen Tag nicht möglich ist.
Welche Kosten können angesetzt werden?
Folgende Kosten können bei der Reisekostenabrechnung angerechnet werden:
Fahrtkosten
Bei der Anrechnung der Fahrtkosten ist es nicht relevant, mit welchem Verkehrsmittel man reist. Man kann die Kosten für Zug und Flugzeug in voller Höhe angeben, wie es auf dem jeweiligen Ticket steht. Bei Kosten für Auto, Motorrad oder Fahrrad gestaltet sich das Berechnen der Kosten schwieriger, da man nicht pauschal sagen kann, wie hoch die Reisekosten waren. Deswegen ist es ratsam ein Fahrtenbuch zu führen, um alle Kosten rechtfertigen zu können und keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen.
Um die Fahrtkosten für diese Verkehrsmittel zu berechnen, zieht man oft das Kilometergeld heran, da dies relativ einfach ist. Dieses beinhaltet: Wertverlust, Kosten für Kraftstoff, Reparaturen, Mautgebühren und Kosten für das Parken. Auch ein Beifahrer kann mit einberechnet werden.
Berechnung des Kilometergeldes
Das gesetzliche Kilometergeld für PKWs beträgt in Österreich 0,42 Euro. Falls ein Beifahrer dabei war, kann noch 0,05 Euro draufgeschlagen werden. Man kann maximal für 30.000 Kilometer im Jahr Kilometergeld anrechnen lassen.
Neben dem Kilometergeld für PKWs gibt es auch das Rad-Kilometergeld. Dieses beträgt 0,38€ pro Kilometer und kann bis zu 570 Kilometer im Jahr angerechnet werden. Da man im Prinzip keine Kosten mit dem Rad hat, ist dies sehr lohnenswert. Hier wird derjenige belohnt der besonders ökologisch und sportlich reist.
Betriebsvermögen
Eine andere Methode der Fahrtkostenberechnung ist das Übertragen eines PKWs in das Betriebsvermögen. Dadurch können alle anfallenden Kosten für eine Reise mit einer Rechnung abgesetzt werden. Bei dieser Methode ist auch ein Fahrtenbuch anzuraten, da der Anteil der privaten Nutzung von der betrieblichen abgegrenzt werden muss und in der Steuererklärung nicht berücksichtigt wird. Die realen Kosten von dem betrieblich genutzten Anteil sind dann absetzbar.
Diäten
Weitere Kosten, die bei Dienstreisen anfallen, sind die sogenannten Diäten. Als Diät bezeichnet man den Verpflegungssatz pro Tag. Dabei geht man davon aus, dass maximal 12 Stunden pro Tag geschäftlich genutzt werden. Somit sind 12 Stunden ein Tagessatz.
Für Reisen im Inland beträgt die Diät 26,40 Euro. Jedoch muss eine Reise mindestens 3 Stunden dauern, um eine Diät veranschlagen zu können. Wird ein Abendessen oder ein Mittagessen zur Verfügung gestellt, zieht man 13,20 Euro pauschal ab. Zusätzlich muss beachtet werden, dass Diäten entfallen, wenn der Zielort der Dienstreise öfter derselbe ist. Wer mehr als 5 Tage pro Monat oder mehr als 15 Tage an denselben Ort im Rahmen einer Dienstreise reist, hat keinen Anspruch auf Diäten mehr, da diese als Ausgleich für die Ortsunkenntnis gesehen wird.
Beispiel (Diäten)
Ein Arbeitnehmer reist zu einem Geschäftstermin im Inland. Dabei ist er 8 Stunden unterwegs (also ein 8/12 Tagessatz).
- 8 / 12 * 26,40 Euro = 17,60 Euro
Der Arbeitnehmer hat somit einen Anspruch auf eine Diät in Höhe von 17,60 Euro.
Nächtigungsgeld
Übernachtungen können in voller Höhe abgesetzt werden, sofern eine Rechnung vorliegt. Ohne Rechnung ist auch eine Abschreibung der Übernachtungskosten möglich. Dafür zieht man den gesetzlichen Pauschalbetrag heran. Dieser liegt in Österreich bei 15 Euro pro Nacht. Da dieser Wert oft stark von der Realität abweicht, ist es in jedem Fall ratsam eine Rechnung mitzunehmen. Frühstück und Telefonkosten im Hotel können ebenfalls berücksichtigt werden, wenn sie auf der Rechnung ausgewiesen sind.
Bei Auslandsreisen berechnet man die Reisezeit zum Flughafen mit dem Inlandsdiätensatz und ab da nimmt man die Diätensätze des Reiselandes an.
Beispiel (Nächtigungsgeld)
Ein Arbeitnehmer reist im Rahmen einer Geschäftsreise nach Frankreich (Tagesdiätensatz 32,70 Euro). Die Reise dauert 3 Tage und die Anreise und Rückreise zum/vom Flughafen beträgt insgesamt 3 Stunden.
Insgesamt ist der Arbeitnehmer also 72 Stunden unterwegs:
- 72 - 3 = 69 (69 Stunden ist er im Ausland)
- 69 / 24 = 2,875 (2,875 Tagesdiätensätze für Frankreich darf er in Anspruch nehmen)
- 2,875 * 32,70 = 94,01 Euro (Diäten im Ausland)
- 3 / 12 * 26,40 = 6,60 Euro (Diäten im Inland)
- 6,60 + 94,01 = 100,61 Euro (Diät insgesamt für die ganze Reise)
Bei der Berechnung der Reisekosten ist zu beachten, dass bei Reisekosten im Ausland im Gegensatz zum Inland die Mehrwertsteuer abgezogen werden muss. Kleine Betriebe rechnen eher mit Pauschalen, da meistens nur kleinere Reisen anfallen.
Fazit
Mit all dem Wissen können Sie nun problemlos eine Reisekostenabrechnung erstellen. Dies sollten Sie auch unbedingt tun, falls Sie Dienstreisen tätigen. Man kann sich dort einiges an Geld sparen und anrechnen lassen. Dabei muss man nur darauf achten möglichst alle Kosten mittels Rechnungen und Quittungen zu belegen, denn das Finanzamt prüft Reisekostenabrechnungen immer sehr intensiv auf Fehler. Seien Sie dabei also sorgfältig.
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